POR CUANTO TIEMPO UN COMERCIANTE DEBE GUARDAR LOS DOCUMENTOS

En términos civiles, el  artículo 28 de la Ley 962 de 2005 establece que los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo conservarla a su elección en papel o medio magnético desde que no se haga necesaria su presentación física y en original como sería el caso de contratos por ejemplo.

Por otro lado, en términos tributarios el artículo 632 del E.T. establece que para efectos de control de impuestos administrados por la DIAN los documentos deberán conservarse por un periodo mínimo de 5 años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración.

El art. 304 de la ley 819 de 2016 establece que el tiempo que se debe guardar los documentos a que hace referencia el art 632 del E.T será el mismo término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente, es decir 3 años e imprime la obligatoriedad que dicha información se conserve en el domicilio principal del contribuyente.

Así mismo el  Decreto 1072 de 2015, que en su art 2.2.4.6.13  establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años contados a partir del cese de la relación laboral del trabajador con la empresa, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles y protegidos contra daño, deterioro o pérdida. 

Por otro lado, existe abundante jurisprudencia constitucional, de la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado que han señalado el carácter de imprescriptible del derecho pensional  y en base a este principio se ha adoptado que si el derecho pensional no se extingue, tampoco puede aplicarse el fenómeno prescriptivo a los factores que constituyen parte integrante del derecho; dicho de otro manera, si el derecho pensional no prescribe, tampoco lo hará la acción ejecutiva para el cobro de los aportes a la seguridad social, esto en aplicación al principio, que lo accesorio sigue la suerte de lo principal.