COMO REVISAR TUS CONTRATOS COMERCIALES

Si eres un comerciante, dueño de negocio, o director del área financiera de tu empresa y aún dudas a la hora de firmar un contrato, aquí te daremos, los aspectos mas relevantes a tener en cuenta al tomar la decisión de firmar el contrato o solicitar ajustes a las cláusulas contractuales.

Los principales aspectos que debe contener el contrato son los siguientes.

1. PARTES DEL CONTRATO. En el contrato debe estar bien establecido cuales son las partes del contrato, CONTATANTE Y CONTRATISTA, con su número de identificación, si es un consorcio o una unión temporal deberá constar quienes son las partes que lo conforman o adjuntar el acuerdo de conformación.

2. CONSIDERACIONES: No es una parte esencial del contrato, pero se puede incluir y en ella realizar un recuento de los motivos que dieron lugar a la celebración de contrato.

3. OBJETO CONTRACTUAL. El objeto debe estar claro y concordar con la propuesta técnica presentada.

4. ALCANCE DEL OBJETO. En este espacio, se puede plasmar todos los detalles, entregables etc. que se especificaron en la oferta comercial o los pactados con el cliente.

5. VALOR. El valor puede estar expresado en precio global fijo, que significa que ese es el único valor o también puede estar en precio estimado, este tipo de estipulación debe contener obligatoriamente los ítems y valores unitarios que servirán de base para fijar el precio definitivo y contener un valor estimado del contrato el cual debe corresponder con la propuesta económica.

Se debe tener en cuenta el impuesto de IVA, es decir, si el valor fijado incluye o no el IVA y el porcentaje a aplicar para los trabajos contratados.

6. FORMA DE PAGO. En esta cláusula, se puede pactar:

a) Anticipos: Si se pacta anticipo verificar si estos son amortizables o no, si se amortiza el pago total debe incluir el 100% del valor del contrato, es decir, en los pagos parciales no se debe descontar el porcentaje dado como anticipo. Si el anticipo no se amortiza, en los pagos parciales si se tiene en cuenta el valor dado como anticipo. El pago del anticipo puede ir condicionado a la suscripción del contrato y presentación de las pólizas.

b) Forma de pago: debe incluir como se harán los pagos si de forma mensual, o a entrega de productos o cortes de obra etc.

c) Debe contener como se debe presentar la factura, tiempos, fechas, condiciones para recibirla, y forma de aceptación, la aceptación de la factura no puede quedar condicionada a un tiempo indeterminado, si no se dice nada al respecto de la aceptación se aplicarán los tiempos legales contenidos en el artículo 773 del Código de Comercio (3 días), si por el contrario, expresa que se aceptará hasta que el contratante lo manifieste se debe exigir un término prudencial que de lo posible nos sea superior a 5 días hábiles.

d)   Documentos con los que se debe acompañar la factura.

e) En lo posible expresar cuanto tiempo tiene el CONTRATANTE para pagar la factura y se puede pactar pagar intereses moratorios, si no expresa el plazo para el pago, se aplicaran los plazos máximos contenidos en la Ley 2024 de 2020 (60 días hasta el 31 de diciembre de 2021 y 45 días desde el 1 enero de 2022)

f) Retención en garantía, este tipo de retenciones se acostumbran en los contratos de obra, sin embargo, se ha vuelto una práctica común de muchos contratantes con el fin de no pagar la totalidad del contrato atándola a la firma del acta de liquidación del contrato, si el CONTRATANTE, insiste en que se debe incluir, se debe contemplar el esfuerzo económico que esto supone.

7. PLAZO: Es el tiempo en el cual se ejecutarán los trabajos y debe coincidir con la propuesta económica.

8. OBLIGACIONES DE LAS PARTES. Se debe estudiar que las obligaciones impuestas al CONTRATISTA no supongan cargas no relacionadas en la propuesta económica, se pueden relacionar obligaciones legales generales de cualquier comerciante independiente.

Entre las obligaciones del CONTRATANTE, debe estar la de pagar las facturas en el tiempo estipulado, y entregar la información necesaria para prestar el servicio.

9. GARANTIAS: Entre las más comunes se encuentran, la de responsabilidad civil extracontractual (hasta un 30%), buen manejo del anticipo (100%), cumplimiento (hasta un 30%), y salarios (hasta un 30%). Las demás solicitadas, se debe evaluar la procedencia.

10. DOCUMENTOS DEL CONTRATO: verificar que se encuentre incluida la propuesta económica, si no se dice cuáles son los consorciados o miembros de la unión temporal, se debe anexar el acuerdo, y demás documentos necesarios para cumplir con el objeto.

11. DOMICILIO Y NOTIFICACIONES: Propender porque la ciudad de domicilio siempre sea la del CONTRATISTA.  Si no se expresa, la ley presume que será la del lugar de prestación del servicio o la del contratante, consignar el medio por el cual se recibirán las notificaciones y que siempre se incluya un correo electrónico institucional.

12. CLAUSULA PENAL:  La cláusula penal es una tasación anticipada de perjuicios, por lo general oscilan entre el 10% y el 20%  del valor del contrato, propender porque no excedan de este porcentaje, se aplica por el incumplimiento del contrato y generalmente por su terminación anticipada. 

13. MULTAS: Esta es una cláusula de apremio, van desde un 0.5% hasta un 1% del valor del contrato por cada día de mora y propender porque la suma de ellas no supere el 10% del contrato.

Tanto para aplicar la CLAUSULA PENAL como LAS MULTAS, se debe establecer un procedimiento donde se indique la forma en que se debe requerir al CONTATISTA, los días concedidos y la consecuente imposición, también se puede establecer que se seguirá el debido proceso, pero esto está sujeto a interpretación de un juez.

14. CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Adicional al cumplimiento del contrato, se pueden establecer causales de terminación anticipada del contrato, siempre y cuando se realice la salvedad que se reconocerán y pagarán los trabajos efectivamente realizados por el contratista y establecer un término prudencial para la terminación, el cual está sujeto al plazo del contrato. 

15. CLAUSULA COMPROMISORIA: Se puede establecer clausula compromisoria y debe expresarse como fallara el tribunal ( En derecho, en equidad o en conciencia) la más común es en derecho, numero de árbitros (siempre número impar) y cede del tribunal, si no se dice nada al respecto se entenderá que en caso de conflicto conocerá el juez ordinario.

16. MISCELÁNEOS: en este apartado se pueden incluir las siguientes clausulas.

a) INDEMNIDAD. Salir al saneamiento del CONTRATANTE, en caso de demandas por culpa del CONTRATISTA.

b) PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS

c) ANTIFRAUDE.

d) TRATAMIENTO DE DATOS PESONALES

e) CONFIDENCIALIDAD

17. LUGAR Y FECHA DE FIRMA DEL CONTRATO.